Sahte ödeme talebi; yönetici, tedarikçi, müşteri veya iş ortağı kimliği kullanılarak şirketten para transferi istenmesidir. Mesaj yeni bir e-posta adresinden gelebileceği gibi ele geçirilmiş gerçek bir hesaptan ve devam eden bir yazışma zinciri içinden de gönderilebilir. Finans ekipleri için en güçlü yaklaşım, her kritik değişikliği standart bir doğrulama sürecine bağlamaktır.
Talebin bağlamını kontrol edin
Fatura numarası, sipariş, sözleşme, tutar, para birimi ve ödeme tarihi şirket kayıtlarıyla karşılaştırılmalıdır. Normal çalışma düzeninden farklı bir ödeme şekli veya alıcı hesap görülüyorsa işlem bekletilerek doğrulama başlatılmalıdır.
Banka hesabı değişikliğini bağımsız doğrulayın
Tedarikçinin banka bilgilerindeki değişiklik yalnızca e-posta üzerinden kabul edilmemelidir. Daha önce kayıtlı telefon numarası aranmalı ve yetkili kişiyle görüşülmelidir. Mesajın içindeki telefon numarası veya bağlantı doğrulama amacıyla kullanılmamalıdır.
Aciliyet ve gizlilik ifadelerini değerlendirin
Aynı gün ödeme, toplantıdayım aramayın, bu işlem gizli veya prosedürü sonra tamamlarız gibi ifadeler düşünme süresini azaltmayı amaçlayabilir. Gerçek bir yönetici talebi de kurumun ödeme ve yetkilendirme kurallarına uygun ilerlemelidir.
E-posta ayrıntılarını inceleyin
Gönderen adresi, yanıt adresi, alan adı ve yazışma zincirindeki değişiklikler kontrol edilmelidir. Eski bir konuşmaya eklenen yeni banka bilgisi, hesabın ele geçirilmiş olabileceği ihtimaliyle değerlendirilmelidir.
Finans ekipleri için ödeme öncesi kontrol
Talep kayıtlı işlemle eşleşiyor mu? Banka hesabı değişti mi? Değişiklik bağımsız kanaldan doğrulandı mı? İki yetkili onayı alındı mı? Alıcı adı ve hesap bilgisi kontrol edildi mi? Mesaj olağan iş akışına uyuyor mu? Bu sorular ödeme prosedürünün görünür parçası hâline getirilmelidir.
Şüpheli ödeme gerçekleştiğinde
Banka, finans yöneticisi ve bilgi güvenliği ekibi hızla bilgilendirilmelidir. İlgili e-posta korunmalı; mesaj silinmeden incelemeye aktarılmalıdır. Hesap erişimleri ve yazışma zinciri teknik ekip tarafından değerlendirilmelidir.
Pronex finans ekiplerine özel senaryo çalışmaları
Pronex, sahte fatura, hesap değişikliği ve yönetici talebi senaryolarını şirketin gerçek ödeme akışına göre uyarlayan farkındalık workshop’ları tasarlar. Kurumunuza özel içerik için Pronex Kurumsal ile iletişime geçebilirsiniz.